Serah Simpan Karya Tugas Akhir Mahasiswa di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung

Proses serah simpan karya tugas akhir mahasiswa di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung kini mengalami transformasi signifikan. Peralihan dari pengumpulan hardcopy ke softcopy bertujuan untuk meningkatkan efisiensi administrasi akademik. Kebijakan ini penting dalam konteks modernisasi pendidikan, di mana digitalisasi menjadi bagian integral dari proses pembelajaran. UIN Sayyid Ali Rahmatullah berusaha untuk tidak hanya mempermudah mahasiswa tetapi juga mendorong keberlanjutan lingkungan. Upaya ini sejalan dengan semangat pendidikan yang adaptif terhadap perkembangan teknologi.

Kebijakan ini sejalan dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Pasal 4 ayat (2) UU ini menekankan pentingnya pengelolaan informasi yang efektif. Penggunaan format digital sebagai solusi utama menjadi strategi yang tepat untuk menghadapi tantangan zaman. Pengurangan penggunaan kertas berkontribusi pada upaya menjaga kelestarian lingkungan. Melalui langkah ini, UIN Sayyid Ali Rahmatullah menunjukkan kepedulian terhadap isu-isu lingkungan.

Perubahan kebijakan ini juga didasarkan pada Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2014 mengenai pelaksanaan undang-undang perpustakaan. Pasal 13 ayat (1) mengatur tentang pengelolaan arsip dan informasi dalam format digital. Implementasi peraturan ini memberikan kemudahan akses bagi mahasiswa dan dosen. Media digital memungkinkan penyimpanan yang lebih aman dan dapat diakses kapan saja. Hal ini sangat mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan naskah fisik, serta mempercepat proses pengelolaan arsip.

Transformasi ini didukung sepenuhnya oleh UPT Perpustakaan sebagai sektor utama dalam pelaksanaan kebijakan ini. UPT Perpustakaan berperan penting dalam memfasilitasi implementasi sistem pengumpulan softcopy, menyediakan sumber daya, dan pelatihan untuk mahasiswa dan dosen. Tim perpustakaan siap memberikan dukungan teknis dalam proses penyimpanan karya. Sinergi antara UPT Perpustakaan dan unit terkait diharapkan dapat mempermudah semua proses terkait. Komitmen ini mencerminkan keterlibatan aktif UPT Perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan akademik.

Perubahan kebijakan ini juga didasarkan pada Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Pasal 3 ayat (1) mengharuskan penerapan tata kelola yang berbasis teknologi. UIN Sayyid Ali Rahmatullah berkomitmen untuk menerapkan prinsip-prinsip transparansi dan efisiensi. Penggunaan sistem berbasis elektronik diharapkan dapat meningkatkan layanan administrasi akademik. Dengan demikian, mahasiswa akan mendapatkan informasi yang lebih cepat dan tepat.

Program Strategis Menteri Agama menjadi landasan bagi kebijakan ini. Pada program Asta Protas, digitalisasi tata kelola menjadi salah satu fokus utama. UIN Sayyid Ali Rahmatullah berupaya untuk mengikuti arahan ini guna meningkatkan mutu pendidikan. Melalui digitalisasi, institusi dapat memberikan pelayanan yang lebih responsif terhadap kebutuhan mahasiswa. Komitmen ini mencerminkan visi untuk beradaptasi dengan kebutuhan dunia pendidikan yang selalu berubah.

Visi Rektor UIN SATU SIP berperan penting dalam pelaksanaan kebijakan ini. Aspek Sustainability, Inclusivity, dan Partnership sangat ditekankan dalam setiap langkah yang diambil. Penerapan format softcopy diharapkan menciptakan lingkungan belajar yang inklusif dan berkelanjutan. Mahasiswa dari berbagai latar belakang dapat berkontribusi tanpa batasan fisik. Kebijakan ini mendukung semangat kolaborasi di antara mahasiswa dan dosen.

Standar mutu internasional seperti ISO 9001:2015 menjadi acuan dalam penerapan sistem manajemen di UIN. Klausul 8.2.3 dari ISO menekankan penentuan persyaratan layanan yang harus dipenuhi. Hal ini menjamin bahwa setiap layanan akademik berkualitas tinggi dan sesuai dengan harapan. UIN Sayyid Ali Rahmatullah berkomitmen untuk memenuhi standar ini agar dapat bersaing di tingkat internasional. Pengelolaan tugas akhir secara digital menjadi salah satu langkah dalam mencapai kualitas tersebut.

Penerapan ISO 21001:2018 juga merupakan bagian dari strategi ini. Klausul 8.5.1 berfokus pada penyediaan layanan pendidikan yang efektif. Penguatan sistem pemantauan dan evaluasi dalam kebijakan ini sangat penting. Melalui pemantauan yang sistematis, institusi dapat menilai kualitas penelitian mahasiswa. Evaluasi berkala membantu dalam perbaikan berkelanjutan di lingkungan akademik.

Sistem serah simpan karya tugas akhir dalam format softcopy juga memberikan kemudahan bagi mahasiswa. Langkah ini memfasilitasi mahasiswa dalam mengakses dan menyimpan karya mereka. Proses pengunggahan karya akhir menjadi lebih sederhana dan tidak memakan waktu. Mahasiswa tidak perlu khawatir kehilangan naskah fisik yang rentan terhadap kerusakan. Kualitas proses akademik menjadi lebih baik dengan adanya sistem ini.

UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung berkomitmen untuk terus mengembangkan sistem ini. Melalui serah simpan karya tugas akhir yang berkelanjutan, lembaga akan berperan aktif dalam memajukan dunia akademik. Pembelajaran yang berbasis teknologi menjadi pilar utama dalam meningkatkan daya saing. Kebijakan ini menandakan langkah maju dalam menjawab tantangan pendidikan modern. Ke depan, harapannya, UIN dapat menjadi contoh bagi institusi pendidikan lainnya.(***)

Unduh:
SE REKTOR Pengumuman Ketentuan Ambil Ijazah 2025
MATERI PUBLIKASI KEBIJAKAN UJIAN TA dan PENGAMBILAN IJAZAH-TRANSKRIP

FAQ:

Mana link untuk Serah Simpan Karya Tugas Akhir Mahasiswa?
Dapat di klik pada header atau silakan klik di sini.

Bagaimana prosedur serah simpan karya tugas akhir mahasiswa?
Sesuaikan dengan infografis sesuai jenjangnya, bisa dilihat klik di sini.

Apakah kebijakan ini menggantikan kebijakan lama?
Iya, kebijakan lama masih mewajibakan hardcopy dikumpulkan di Perpustakaan sebagai syarat pengambilan ijazah, kini kebijakan baru sesuai SE Rektor 6088/Un.18/12/2025 maka mahasiswa cukup mengumpulakan softcopy, lalu divalidasi oleh UPT Perpustakaan sudah serah simpan karya tugas akhir.

Apakah serah simpan ini berbeda dengan repository?
Iya berbeda. Serah Simpan Karya Tugas Akhir merupakan proses pengumpulan naskah akademik oleh UPT Perpustakaan untuk keperluan administrasi dan kelulusan mahasiswa. Sementara itu, Repository adalah sistem penyimpanan digital yang dikelola UPT Perpustakaan dengan menyediakan akses terbuka untuk karya ilmiah, memungkinkan publik untuk mengakses (terbatas) dan mengunduh (terbatas) naskah tersebut.

Apakah sudah mengunggah di repository, masih perlu unggah di serah simpan karya tugas akhir?Sesuai SE Rektor 6088/Un.18/12/2025, semua mahasiswa baik jenjang S1, S2, dan S3, wajib melakukan proses sesuai ketentuan SE Rektor tersebut. Maka repository dan serah simpan, wajib keduanya dilaksanakan oleh mahasiswa.

Saya mahasiswa S1, apakah saya perlu mengurus serah simpan skripsi ke perpustakaan?
Tidak perlu, cukup kirim softcopy saja via web Perpustakaan https://perpustakaan.uinsatu.ac.id/serah/

Saya mahasiswa S2, apakah saya perlu mengurus serah simpan tesis ke perpustakaan?
Tidak perlu, cukup kirim softcopy saja via web Perpustakaan https://perpustakaan.uinsatu.ac.id/serah/

Saya mahasiswa S3, apakah saya perlu mengurus serah simpan disertasi ke perpustakaan?
Tidak perlu, cukup kirim softcopy saja via web Perpustakaan https://perpustakaan.uinsatu.ac.id/serah/

Saya mahasiswa S3, apakah saya perlu mencetak naskah akhir disertasi ukuran buku ke perpustakaan?
Iya, perlu mencetak ukuran buku dan dikumpulkan di Gedung Perpustakaan Lantai 2.